AKTENAUFBEWAHRUNGSDEPOT  TH. MÜLLER



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Aktenaufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen:

Nach Ablauf dieser Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn
sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für
anhängige Steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes
oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur
Begründung von Anträgen des Steuerzahlers bedeutsam sind.

Stand Januar 2018   (Grundlage § 257 HGB, § 147 AO)

Schriftgutart                                        Aufbewahrungsfrist (Jahre)
A
Abkürzungsverzeichnis, allgemein                                       6 Jahre
Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für                      
Programm u.ä.                                                         10 Jahre
Abrechnungsunterlagen, soweit Buchungsgrundlage                       10 Jahre
Abschlussbericht (falls keine Bilanz erstellt wurde)                  10 Jahre
Abtretungserklärungen                                                  6 Jahre
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung                                10 Jahre
Akkreditive                                                           10 Jahre
Aktenvermerke (wenn Bilanzunterlage: 10 Jahre)                         6 Jahre
Angebote (soweit Handelsbriefe)                                        6 Jahre
Angestelltenversicherung (Buchungsbelege)                             10 Jahre
Anhang                                                                10 Jahre 
Anlagenverzeichnis                                                    10 Jahre 
Anlagevermögensbücher/-karteien                                       10 Jahre 
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage                                     6 Jahre 
Arbeitsanweisung für EDV-Buchführung                                  10 Jahre 
Auftragsbestätigungen                                                  6 Jahre 
Auftrags- und Bestellunterlagen                                        6 Jahre
Ausfuhrgenehmigungen                                                   6 Jahre
Ausfuhrunterlagen                                                      6 Jahre
Ausgangsrechnungen                                                    10 Jahre
Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten)                               10 Jahre
B
Bankbelege                                                            10 Jahre
Bankbürgschaften                                                      10 Jahre
Baubücher                                                              6 Jahre
Bauakte                                                                6 Jahre
Baugenehmigung                                                         6 Jahre
Baupläne                                                               6 Jahre
Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr                               6 Jahre
Beitragabrechnungen der Sozialversicherungsträger                      6 Jahre
Belege, soweit Buchfunktion (OP-Buchhaltung)                          10 Jahre
Belegzusammenstellungen                                               10 Jahre
Bestellungen                                                           6 Jahre
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage          10 Jahre
Betriebskostenabrechnung (soweit nicht Buchungsgrundlage)              6 Jahre
Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen)            10 Jahre
Betriebsprüfungsberichte                                               6 Jahre
Bewertungsunterlagen                                                  10 Jahre
Bewirtungsunterlagen und -belege                                      10 Jahre
Bilanzen (Jahresbilanzen)                                             10 Jahre
Bilanzprotokoll (EDV)                                                 10 Jahre
Bilanzunterlagen (z.B. Debitorenliste)                                10 Jahre
Briefe                                                                 6 Jahre
Buchungsanweisungen                                                   10 Jahre
Buchungsbelege                                                        10 Jahre
Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion                                  10 Jahre
Buchungsprotokolle (EDV)                                              10 Jahre
Buchführungsprogramme                                                 10 Jahre
C
Computerausdrucke mit Kontoauszügen                                   10 Jahre
Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal-Eintragungen            10 Jahre
Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen         10 Jahre
Computerausdrucke mit OP-Liste                                        10 Jahre
D
Darlehensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage)                   6 Jahre
Datenflusspläne für die EDV-Buchführung                               10 Jahre
Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage)               6 Jahre
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen)                             10 Jahre     
Depotauszüge (soweit nicht Inventar: siehe Jahre)                     10 Jahre
Depotbestätigungen                                                    10 Jahre
Depotbücher                                                           10 Jahre
Devisenunterlagen (allgemeine)                                         6 Jahre
Disketten mit gespeicherten Buchungsbelegen                           10 Jahre
Disketten mit gespeicherten Handelsbüchern                            10 Jahre
Disketten mit gespeicherten Inventaren                                10 Jahre
Disketten mit gespeicherten Lageberichten                             10 Jahre
Disketten mit gespeicherten Konzernlageberichten                      10 Jahre
Disketten mit gesp. Arbeitsanweis. (nicht Buchungsanweisungen)         6 Jahre
Disketten mit gespeicherten Buchungsanweisungen                       10 Jahre
Dubiosenunterlagen                                                    10 Jahre
E
EDV-Journal                                                           10 Jahre
Einfuhrunterlagen                                                      6 Jahre
Eingangsrechnungen                                                    10 Jahre
Einheitswertunterlagen/-bescheide                                      6 Jahre
Eröffnungsbilanzen                                                    10 Jahre
Essenmarkenabrechnungen (soweit nicht Buchungsrundlage)                6 Jahre
Exportunterlagen                                                       6 Jahre
F
Fahrtberichte                                                          6 Jahre
Fahrtenbücher                                                         10 Jahre
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg)          6 Jahre
Fakturier - Journal                                                   10 Jahre
Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung                                  10 Jahre
Finanzberichte                                                         6 Jahre
Frachtbriefe                                                           6 Jahre
Faxe soweit Buchungsunterlagen                                        10 Jahre
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen                                    10 Jahre
Gehaltskonten                                                         10 Jahre
Gehaltslisten                                                         10 Jahre
Geschäftsberichte (Lageberichte)                                      10 Jahre
Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam)           6 Jahre
Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage)                     6 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)                          10 Jahre
Grundbuchauszüge                                                      10 Jahre
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)                              10 Jahre
Gutschriftanzeigen                                                    10 Jahre
H
Handelsbilanz                                                         10 Jahre
Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam)             6 Jahre
Handelsbücher                                                         10 Jahre
Handelsregisterauszüge                                                 6 Jahre
Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz)                   10 Jahre
Hauptbuch                                                             10 Jahre
Hauptbuchkonten                                                       10 Jahre
Hilfsbücher (soweit Buchungsunterlagen)                               10 Jahre
I
Inventare                                                             10 Jahre
Inventarunterlagen                                                    10 Jahre
Investitionszulage (Unterlagen)                                        6 Jahre
Investitionszulage (Nachweise)                                        10 Jahre
Inventuren                                                            10 Jahre
Inkassounterlagen                                                     10 Jahre
J
Jahresabschlüsse                                                      10 Jahre
Jahresabschlusserläuterungen                                          10 Jahre
Jahresabschlusslisten                                                 10 Jahre
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent                               10 Jahre
K
Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten)      6 Jahre
Kassenberichte                                                        10 Jahre
Kassenbücher und -blätter                                             10 Jahre
Kassenzettel, -belege (soweit nicht Buchungsunterlagen)                6 Jahre
Kassenbelege                                                          10 Jahre
Konsignationslager und Unterlagen                                     10 Jahre
Konsolidierungsunterlagen                                             10 Jahre
Kontenpläne / Kontenplanänderungen                                    10 Jahre
Kontenregister                                                        10 Jahre
Kontoauszüge                                                          10 Jahre
Kontokorrentbücher und Kontenkarten                                   10 Jahre
Konzernabschlüsse                                                     10 Jahre
Konzernlagebericht (einschließt Arbeitsanweisungen und 
Orga-Unterlagen)                                                      10 Jahre
Kostenträgerrechnung (soweit Bewertungsunterlage)                     10 Jahre
Kostenvoranschläge                                                     6 Jahre
Kreditunterlagen                                                       6 Jahre
L
Lagebericht                                                           10 Jahre
Lagerbuchführung                                                      10 Jahre
Lagerprotokolle                                                        6 Jahre
Lieferscheine                                                          6 Jahre
Lieferscheine (soweit sie Rechnungen ersetzen)                        10 Jahre
Lizenzabrechnungen und -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage)    6 Jahre
Lohnbelege                                                             6 Jahre
Lohnkonten                                                            10 Jahre
Lohnlisten                                                            10 Jahre
Lohnunterlagen                                                        10 Jahre
M
Magnetbänder mit Buchfunktion                                         10 Jahre
Mahnungen und -bescheide                                               6 Jahre
Materialentnahmescheine (soweit nicht Buchungsunterlage)               6 Jahre
Mietunterlagen (nach Vertragsende)                                     6 Jahre
Mikrofilme mit Geschäftsbriefen                                        6 Jahre
Mikrofilme mit Buchungsbelegen                                        10 Jahre
Mikrofilme mit Orga- Unterlagen und Arbeitsanweisungen
für die Buchführung                                                   10 Jahre
N
Nachnamebelege                                                         6 Jahre
Nebenbücher                                                           10 Jahre
OP-Listen                                                             10 Jahre
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung                           10 Jahre
P
Pachtunterlagen                                                        6 Jahre
Patente und Unterlagen                                                 6 Jahre
Portokassenbücher                                                     10 Jahre
Postgirobelege                                                        10 Jahre
Preislisten soweit Buchungsunterlagen                                  6 Jahre
Prämienunterlagen (zum Beispiel. Versicherungsprämien)                10 Jahre
Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm                     10 Jahre
Protokolle (allgemeiner Art)                                           6 Jahre
Provisionsabrechnungen, -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage)   6 Jahre
Prozessakten                                                          10 Jahre
Q
Quittungen                                                            10 Jahre
R
Rechnungen                                                            10 Jahre
Rechnungensdoppel über steuerfreie innergemeinschaftl. Lieferungen    10 Jahre
Rechtsstreitfälle mit Unterlagen                                      10 Jahre
Registrierkassenstreifen                                              10 Jahre
Reisekostenabrechnung                                                 10 Jahre
Rentenversicherungsunterlagen                                         10 Jahre
S 
Sachkonten                                                            10 Jahre
Saldenbestätigungen                                                   10 Jahre
Saldenbilanzen                                                        10 Jahre
Schadensunterlagen                                                     6 Jahre
Scheck                                                                10 Jahre
Scheck- und Wechselunterlagen                                          6 Jahre
Schriftwechsel (allgemein)                                             6 Jahre
Schuldtitel                                                           10 Jahre
Sparbücher                                                             6 Jahre
Sparprämienunterlagen                                                  6 Jahre
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung                             10 Jahre
Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten                             6 Jahre
Spendenbescheinigungen (Wenn keine Buchungsunterlagen: 6 Jahre)       10 Jahre
Steuerbilanzen                                                        10 Jahre
Steuerunterlagen                                                      10 Jahre
Steuererklärungen                                                     10 Jahre
T
Teilzahlungsunterlagen                                                 6 Jahre
Telefonkostennachweise (keine Buchungsgrundlagen)                      6 Jahre                                                   
U
Überstundenlisten                                                      6 Jahre
Umsatzsteuervoranmeldungen                                            10 Jahre
Ursprungszeugnisse                                                    10 Jahre
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)                                10 Jahre
Verkaufsbücher                                                        10 Jahre
Vermögensverzeichnis                                                  10 Jahre
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)                              6 Jahre
Versand- und Frachtunterlagen                                          6 Jahre
Versicherungspolicen                                                   6 Jahre
Verträge (wenn Buchungsunterlage: 10 Jahre)                            6 Jahre
W
Wareneingangs- ausgangsbücher                                         10 Jahre
Wechsel (falls nicht Buchungsunterlage)                                6 Jahre
Wechselunterlagen (falls nicht Bestandteil der Buchungsgrundlage)      6 Jahre
Wechselbuch                                                           10 Jahre
Werbegeschenknachweise                                                10 Jahre
Z
Zahlungsanweisungen                                                   10 Jahre
Zinsabrechnungen (soweit Buchungsgrundlagen)                           6 Jahre
Zollbelege                                                            10 Jahre
Zwischenbilanzen                                                      10 Jahre

 
 

 

Wo sind die Unterlagen aufzubewahren?

Nach der steuerrechtlichen Vorschrift (§ 146 Abs. 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut

in der Bundesrepublik Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen Ort vor, doch

müssen die Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit „innerhalb ange­messener Frist"

vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB), damit sich der Kaufmann selbst oder ein sachverständiger

Dritter (z.B. Prüfer) jederzeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle usw. verschaffen kann.

 

Aufbewahrungsfristen für RA  08.06.2005

 

Hierbei ist zu unterscheiden zwischen der Aufbewahrungsfrist von Handakten und

der von steuerlichen Unterlagen.

 

1. Handakten muss der Rechtsanwalt gem. § 50 Abs. 2 BRAO für die Dauer von 5 Jahren

nach Beendigung des Auftrages aufbewahren. Eine Verkürzung der Aufbewahrungspflicht

ist dann möglich, wenn der Rechtsanwalt den Auftraggeber aufgefordert hat, die

Handakten abzuholen, und dieser der Aufforderung nicht binnen 6 Monaten nach Erhalt

nachgekommen ist (§ 50 Abs. 2 BRAO). Handakten sind nach Definition der BRAO § 50 BRAO

Schriftstücke, die der Rechtsanwalt aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit vom

Auftraggeber oder für ihn erhalten hat, nicht aber der Briefwechsel zwischen Rechtsanwalt

und Auftraggeber bzw. die Schriftstücke, die dieser bereits in Urschrift oder Abschrift

erhalten hat. Wir empfehlen, vor Vernichtung von Handakten zu prüfen, ob sich Titel

oder Originalurkunden darunter befinden. Diese sollten entweder zurückgegeben oder

weiterhin aufbewahrt werden.

 

2. Die Aufbewahrungsfristen nach der Abgabenordnung sind vom Zeitraum her länger.

Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist besteht für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare,

Jahresabschlüsse, Lageberichte und sonstige Organisationsunterlagen sowie für

Buchungsbelege. Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für empfangene Geschäftsbriefe

und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in denen die entsprechenden

Aufzeichnungen erstellt wurden. Die Unterlagen sind nach den Vorschriften der Abgabenordnung

geordnet aufzubewahren. Eine Aufbewahrung auf Datenträgern ist unter bestimmten

Voraussetzungen möglich. Eine Verletzung der Aufbewahrungspflichten hat regelmäßig

die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen zur Folge.

 

08.06.2005

Akten länger aufbewahren! Neue Verjährungsvorschriften für Anwaltsregress

 

Mit Wirkung zum 01.01.2005 ist die bisherige Verjährungsregelung des § 51b BRAO

ersatzlos gestrichen worden. Nachdem der Gesetzgeber bereits im Rahmen der

5. WPO- Novelle die alte Sonderverjährungsvorschrift der Wirtschaftsprüfer (§ 51a WPO)

aufgehoben hatte, sah er nun auch keine Rechtfertigung mehr dafür, die Privilegierung

bei Rechtsanwälten, Steuerberatern und Patentanwälten hinsichtlich Verjährung aufrecht

zu erhalten. Die dem Gesetzesvorhaben entgegengebrachten beträchtlichen Widerstände

der Rechtsanwaltskammern und Vermögenshaftpflichtversicherer konnten den Gesetzgeber

nicht umstimmen. Diesem ging es um eine weitestgehende Vereinheitlichung im Bereich der

Verjährungsvorschriften.

 

Die Neuregelung bedeutet, dass für die anwaltliche Verjährung ab 01.01.2005 die §§ 195, 199 BGB gelten.

Diese Regelverjährung beginnt erst zu laufen mit Anspruchsentstehung und Kenntnis des

Mandanten von den anspruchsbegründenden Tatsachen. Zudem legt § 199 Abs. 3 BGB gegenüber

dem bisherigen Rechtszustand erhebliche abweichende Höchstfristen fest. So tritt die

kenntnisunabhängige Verjährung erst 10 Jahre nach Anspruchsentstehung ein und 30 Jahre

nach der Pflichtverletzung.

 

Die in § 199 Abs. 3 BGB enthaltenen Höchstfristen führen zu einer über die gesetzliche Frist

des § 50 Abs. 2 Nr. 1 BRAO hinausgehenden Aktenaufbewahrungsobliegenheit. Denn die im

Bereich anwaltlicher Beratung liegende Pflichtverletzung zeigt sich unter Umständen erst

viele Jahre später. Dennoch muss der Anwalt dafür Sorge tragen, dass ihm bis dahin nicht

seine Verteidigungsmöglichkeiten genommen werden. Ungeachtet der Tatsache der

Mindestaufbewahrungspflicht von Handakten von 5 Jahren gemäß § 50 Abs. 2 Satz 1 BRAO

muss in der Praxis der Aktenaufbewahrung umgedacht werden. Im eigenen Interesse sollte

die Akte mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies muss nicht unbedingt in Papierform

sein. Es besteht die Möglichkeit der Digitalen Aufbewahrung.

 

 
DIESE INFORMATION SOLL NUR ERSTE HINWEISE GEBEN UND ERHEBEN DAHER KEINEN ANSPRUCH 
AUF VOLLSTÄNDIGKEIT UND RICHTIGKEIT. OBWOHL SIE MIT GRÖßTMÖGLICHER SORGFALT ERSTELLT
WURDE, KANN KEINE HAFTUNG FÜR DIE INHALTLICHE RICHTIGKEIT ÜBERNOMMEN WERDEN;
ES SEI DEN, UNS WIRD VORSÄTZLICHE ODER GROB FAHRLÄSSIGE PFLICHTVERLETZUNG NACHGEWIESEN.

 


                                                       
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